7 reguli de netiquette pe care iti recomand sa le folosesti atunci cand scrii un email

Adrian Murariu      Wednesday, February 7, 2018

Share this page with a friend

Comunicarea de afaceri implică pe zi ce trece tot mai mult schimbul de emailuri. Prin urmare, cum scrii un email, mai ales dacă este primul email pe care îl trimiți cuiva, poate să aibă un impact destul de mare și mai ales direct asupra brandului tău personal.

Vezi tu, prima impresie contează, mai ales în mediul online, unde rareori ai posibilitatea să schimbi prima impresie pe care și-o face cineva despre tine. Un mesaj trimis greșit sau neglijent îți poate dăuna carierei, chiar dacă nu îți dai seama.

Poți rata șansa să fii chemat la un interviu pentru un loc de muncă, poți rata semnarea unui contract cu un potențial client, sau dacă ești încă student, poți risca să intri în vizorul profesorului tău, și nu cred că îți dorești acest lucru.

Pe de altă parte, un email scris corect, respectând regulile de etichetă pe care ți le voi prezenta mai jos, oricât de banale ți s-ar părea la prima vedere, te vor ajuta să arăți ca un profesionist și :

- să atragi noi potențiali clienți și/sau parteneri de afaceri, dacă ești antreprenor;

- să fii chemat la un interviu și dacă ești potrivit pentru postul respectiv, să obții jobul;

- să fii promovat într-o poziție de top management în cadrul companiei în care lucrezi;

- să recrutezi în echipa ta lideri și profesioniști în vânzări, dacă ești network marketer.

- să intri în grațiile unui profesor, dacă ești încă student.

Așa cum în offline există reguli de etichetă, în online avem netiquette. Sunt acele reguli „nescrise” de politețe și de bun simț pe internet, care vizează comunicarea pe email, chat, forumuri, bloguri sau messenger și are rolul să îmbunătățească interacțiunea online, în special a celor care urmăresc să își construiască / dezvolte un brand personal puternic.

Vrei nu vrei, internetul face parte din viața noastră, inclusiv din cea profesională, în care comunicarea se petrece din ce în ce mai des în scris. Ce postezi pe rețelele de socializare, cum răspunzi la un comentariu și în special cum scrii un email, influențează reușita comunicării cu potențialii tăi clienți, colaboratori și nu numai, care este esențială dacă vrei să ai succes.

Chiar dacă la prima vedere ți se poate părea nesemnificativ, un email reflectă brandul tău personal în mediul online. Produsul final, emailul tău care a ajuns în inboxul destinatarului/lor, îți poate aduce un punct în plus la reputația ta sau unul în minus, în funcție de cum abordezi compunerea lui.

 

Regula # 1. Updatează-ți adresa de email.

Știi acele adrese de email de tip buburuza86@yahoo.com? Îți recomand să le eviți, pentru că îți scad automat șansele la o primă bună impresie în afaceri. Mai mult decât atât, se pare că și o adresă de Yahoo, AOL sau Hotmail arată potențialului client/ partener de afaceri/ angajator că nu ești în ton cu tehnologia, în timp ce cu Gmail mergi la sigur.

Recomandarea mea este ca tu să folosești o adresă de email profesională, cu domeniul propriu. Adresa de email poate fi de tip contact@numedomeniu.ro sau numeletău@numedomeniu.ro .

Dacă totuși încă nu deții una, creează o adresă (pe Gmail) care să conțină numele și prenumele tău și nu porecla ta din copilărie sau numele animalului de companie.

Nu uita, adresa ta de email este o extensie a brandul tău personal în mediul online!

Regula # 2. Introdu adresa de email a destinatarului/ lor doar după ce te asiguri că mesajul este gata de trimis

Imaginează-ți cum ar fi dacă a-i apăsa butonul „Send email” din greșeală și destinatarul ar primi un email incomplet? Ce primă impresie crezi că i-ai lăsa?

Așa că... sub nici o formă nu introduce adresa de email a destinatarului/ lor înainte să fii sigur că emailul este gata de trimis. Adică după ce verifici că nu ai greșeli gramaticale, informații eronate sau neclare.

Regula # 3. Formulează un subiect scurt, simplu și clar

Știai că titlul unui email este foarte important? Și asta pentru că acesta poate să determine persoana care îl vede să ia decizia dacă îl deschide sau nu. Mai ales când primește pentru prima dată un email de la tine.

Iată ce ai de făcut ca să te asiguri că emailurile tale sunt deschise:

· Fii concis și specific. Dă un nume sugestiv subiectului, astfel încât destinatarul să știe la ce să se aștepte când deschide emailul de la tine.

Ex: „Propunere colaborare win-win”, „Întâlnire grup de lucru”, „Întrebare referitoare la prezentarea ”Tendințele anului 2018”

· Alege subiectul emailului (titlul) doar după ce ai scris conținutul. Mai ales atunci când vrei să fie un titlul memorabil, căruia destinatarul să îi reziste cu greu și să vrea să facă click instant să citească. ;)

Ex: „Smart Bill te ajută să-ți încasezi mai repede facturile prin 2 facilități importante” (Deja știu ce urmează să aflu când deschid emailul. Simplu, nu? )

Îți recomand să te gândești bine la subiectul emailullui. Și nu uita! Această linie va decide și dacă emailul tău va fi deschis sau nu.

Mare atenție să nu lași necompletat – No Subject! Atunci când nu completezi subiectul emailului, acesta ajunge mai mult ca sigur în spam/ junk.

Regula # 4. Nu uita să saluți!

Un email începe totdeauna cu o formă de salut, formală sau prietenoasă, în funcție de persoana căreia i te adresezi.

Un email care începe cu ”Salut Prenume” nu va fi mereu potrivit atunci când ii scrii unui potențial client, ci mai degrabă unui prieten sau coleg apropiat.

Dacă nu ai informații despre destinatarul emailului, îți recomand să începi prin a fi cu un nivel mai formal, atât offline dar și în online, chiar dacă ești obișnuit să comunici relaxat și prietenos. O poți face cu siguranță cu persoanele pe care le cunoști și deja ai o relație, însă sub nici o formă cu șeful tău, un potențial client/ partener, persoană publică etc.

Succesul se face cu și prin oameni, iar pentru asta trebuie să avem grijă ce relații creăm cu cei cu care interacționăm. -- tweetable

Ex: „În atenția domnului director”, „Domnule profesor” etc.

Regula # 5. Fă o scurtă introducere relevantă pentru subiectul discuției

Dacă ai dubii și nu știi dacă destinatarul te cunoaște sau nu, ia în considerare să ii reamintești cine ești, unde v-ați întâlnit, despre ce ați discutat, sau orice alt detaliu care este relevant pentru subiectul emailului pe care îl scrii.

Ex: „Numele meu este Adrian Murariu și ne-am cunoscut ieri la seminarul despre etichetă. Am avut o discuție interesantă despre modul cum organizați evenimente în scopuri caritabile pentru ONG-ul pe care l-ați înființat și am stabilit că vom lua legătura pe e-mail pentru o eventuală colaborare.”, „Numele meu este Adrian Murariu, student în anul II la Comunicare și relații publice și am participat ieri la conferința ”Comunicarea în cadrul instituțiilor europene”. Referitor la subiectul.... ”

Dacă ești sigur că destinatarul te cunoaște, dar totuși nu i-ai mai scris de mult sau e acel gen de email pe care îl trimiți ocazional, iți recomand să începi emailul cu o întrebare de curtoazie sau o urare generală care să transmită destinatarului că îți pasă și de situația lui personală, nu doar de subiectul emailului (în cazul în care acesta este un email legat de domeniul profesional).

Ex: „Sper că acest email vă găsește bine. Am observat că ați câștigat locul 1 la concursul de Tenis din companie și vreau să vă felicit cu această ocazie. ”, „Cum a fost vacanța de vară? Știu că urma să plecați în Tenerife. Sper că de data aceasta ați reușit să faceți kite surfing/scubadiving/etc. ”

Regula # 6. Compune un email informativ și interesant

Conținutul emailului este cea mai mare importantă parte a emailului și de aceea este bine să o tratezi ca atare. Alături de email, conținutul creează prima ta impresie online, iar dacă este realizat „ca la carte” te poți diferenția de restul lumii și obține mai ușor și mai rapid rezultatul urmărit.

Iată câteva recomandări:

· Informează-te despre destinatar/ destinatari înainte. Ține cont de sensibilitățile de cultură și religie, de informațiile confidențiale, de subiectele care pot afecta emoțional, de modul de adresare.

· Folosește un limbaj profesional, fără să faci exces de semne de punctuație, culori sau majuscule (dă impresia că strigi).

· Nu trimite multe atașamente într-un singur email. Dacă totuși vrei/ trebuie să trimiți ai grijă ca ele să aibă nume relevante pentru conținutul lor și să fie amintite foarte clar în conținutul emailului.

· Fii concis și scurt. Trăim în era vitezi și oamenii nu mai au timp și răbdare să citească mesaje de sute de cuvinte. Oricine poate să ofere o informație în 5 pagini, dar tu te vei remarca prin faptul că ai făcut-o în jumătate de pagină, fără să omiți detalii importante și fără să te abați de la subiect.

· Indiferent de nr. de cuvinte, împarte conținutul în paragrafe ca acesta să fie mai ușor de citit.

· Recitește ce ai scris de mai multe ori ce ai scris și pune-ți întrebarea: ”Oare ce întrebare ar avea dacă ar citi acest email?”. Încearcă să răspunzi la întrebările evidente înainte ca ele să apară.

· Evită să folosești acronime sau abrevieri. Nu este deloc profesional.

În caz că te întrebi de ce, iată răspunsul: am citit la un moment dat faptul că Elon Musk, CEO-ul SpaceX, a trimis un email in 2010 angajaților săi interzicându-le să mai folosească acronime în companie. Motivul este că durează mai puțin timp să scrii într-un email toată explicația acronimului astfel încât atât expeditorul cât și destinatarul să știe la ce se face referire în comparație cu situația când expeditorul folosește un acronim iar destinatarul, dacă nu-l cunoaște (ceea ce, conform lui Musk, devenise foarte posibil) să-i caute sensul în glosarul imens al companiei. Are dreptate, ce zici?

Regula # 7. Încheie în același ton cum ai început emailul

Un email se încheie tot timpul cu o formulă de salut. Păstrează același nivel de formalitate și politețe și nu uita să folosești o semnătură în care să ai toate detaliile relevante despre tine (companie,funcție/poziție, date de contact).

Ex: „Cu respect”, „Salutări cordiale”, „Cu prietenie”, „Succes în afaceri” etc.

Concluzie

Compunerea și trimiterea unui email poate fi uneori o sarcină complicată, în special când destinatarul/rii reprezintă o categorie de persoane cu care trebuie să menținem o relație profesională.

Așa cum ziceam la începutul emailului, modul cum compui și trimiți un email reflectă brandul tău personal. Te rog să ai mereu în minte acest lucru și asigură-te de fiecare dată că emailul tău este atractiv, concis, ușor de citit și că destinatatul/ii știu ce acțiune vrei să facă și au la îndemână informațiile să te contacteze simplu și rapid.

Acestea au fost cele 7 reguli de netiquette pe care am vrut astăzi să le împărtășesc cu tine.

Sunt curios, tu ce alte reguli aplici când scrii un email în scop profesional?

Lasă un comentariu mai jos și hai să ajutăm împreună oamenii să scrie emailuri cât mai profesioniste.


Vrei să știi mai multe despre cum să construiești un brand personal puternic și authentic folosind reguli de etichetă?

Înscrie-te la newsletter cu adresa ta de email și îți vom trimite odată pe săptămână articole și resurse valoroase gratuite cu ajutorul cărora să îți creezi / dezvolți un brand personal autentic, puternic și influent.

 

Comments

BPM Banner 85%

Imagini de la evenimentele anterioare

Înscrie-te la newsletter pentru a fi mereu primul care află despre informațiile și evenimentele pe care Etiquette Training le oferă!